Det å jobbe fra hjemmekontor har blitt en vanesak, og mange opplever til og med at det kan øke effektiviteten og faktisk fungerer veldig godt. Faget og arbeidsoppgavene er mye av det samme som før, men det dukker likevel opp nye utfordringer. Én utfordring kan være å gå i gang med et nytt prosjekt eller starte i en ny jobb – hjemmefra og online.
Hos oss i Northern Beat er det flere som har gått i gang med nye prosjekter, og en av dem er Marie Solum Strand som har begynt hos Statens Pensjonskasse. Her er noen gode tips om digital onboarding hun har notert seg:
- Det er enda viktigere å ta mer initiativ for å vise frem hva man kan gjøre, levere eller bidra med. Og ikke minst, gi en god introduksjon av seg selv.
- Ha hyppige digitale stand-ups og innsjekkinger. På denne måten får du som ny god oversikt over hva de andre i teamet holder på med og hva som er deres fagområde/oppgaver.
- Huske at i den digitale jobbhverdagen går alle med navneskilt konstant, så man trenger ikke å være redd for å glemme eller si feil navn. Under videomøter står det navn under de som snakker, og det er mulig å finne liste over alle som deltar i møtet. Her er det mulig å pugge navn mot bilde for å få god oversikt over team og bedrift.
Når alt er digitalt, har Marie funnet ut at det hjelper å tegne og skrive mer for hånd. Hun har for eksempel tegnet et kart over de hun skal samarbeide med og hvor de fysisk sitter på kontoret til vanlig. Hun har også laget oppsummeringsplakater av SPK og hengt de på veggen. På denne måten forsøker hun å gjøre kjellerstua om til et mer kontornært miljø.
Alt er likevel ikke like lett i den nye arbeidshverdagen. Det å bli kjent digitalt er helt annerledes enn å bli kjent på kontoret. Den nye arbeidssituasjonen har gjort oss oppmerksome på hvor mye vi faktisk lærer av hverandre ved fysiske møter. Bare det å observere og være til stede på en arbeidsplass gir oss ofte et godt innblikk i kulturen. Blikkontakt, tonefall og smil overføres ikke gjennom skjermen, og den hverdagslige samhandlingen forsvinner. Det er ikke lenger mulig å slå av en prat ved kaffemaskinen, observere kantina eller tilfeldigvis overhøre en samtale som du kan ta del i. Det blir derfor enda viktigere å ha en mentor, som kan være en hjelpende hånd til å forstå den nye bedriften sin kultur. Som bedrift tenker Marie derfor at det kan være lurt å tenke over dette:
- Lag en liten nyhetssak om den nyansatte. I Northern Beat har vi en egen kanal for dette på Slack, hvor det blir publisert info om «den nye». På denne måten forsvinner ikke infoen om den nyansatte i et hav av andre meldinger, og det er lettere å finne tilbake til.
- La den nyansatte få presentere seg selv. Marie skrev dette om seg selv til SPK:
- Legg til rette for uformell prating mellom ansatte, gjerne i små grupper. Etabler kanaler kun for prat eller kaffemøter. Det er lettere for den nyansatte å stille «dumme spørsmål» i et møte med tre-fire personer, enn å ta ordet i et møte med 10 stk.
- Ha en mentorordning, en person de nye i teamet kan henvende seg til med stort og smått.
- Lag en oversikt over prosjektet den nye ansatte skal jobbe i. På denne måten har man et enkelt dokument som gir en oversikt over kontaktpersoner og roller, nyttige lenker til timeføring og intranett.
- Pass på å alltid sjekke om alle har blitt introdusert når du skal ha et videomøte. Det er så mye lettere å glemme når man ikke er samlet fysisk, men det er enda viktigere å gjøre.